Hangi şirket belgeleri birlikte değerlendirilir?
Yurt dışı iş ortaklığı, banka hesabı açılışı, tedarikçi kaydı, ihale veya şirket kuruluşuna ilişkin dosyalarda birden fazla kurumsal evrak talep edilebilir. Faaliyet belgesi, ticaret sicili kaydı, kuruluş veya değişiklik ilanı, imza sirküleri ve vergi levhası bunlara örnektir. Her işlem aynı belge listesini gerektirmez; evrakın adı kadar düzenlenme tarihi ve kapsamı da önemlidir.
Bir şirkete ait belgeleri tek proje olarak paylaşmak, kayıtlar arasında bağlantı kurulmasını kolaylaştırır. Farklı yıllarda düzenlenmiş belgelerde eski unvan, eski adres veya değişmiş temsilci görülebilir. Çeviride bu bilgiler güncelmiş gibi yeniden yazılmaz. Hangi belgenin geçerli başvuru dosyasına ait olduğunu şirketinizin yetkilisi belirlemelidir.
Belge türüne göre neyi kontrol etmelisiniz?
| Belge | Ön incelemede dikkat edilecek alan |
|---|---|
| Faaliyet belgesi | Düzenleyen kuruluş, tarih ve faaliyet bilgisi |
| Sicil kaydı veya ilan | Şirket unvanı, kayıt numarası ve ilgili değişiklikler |
| İmza sirküleri | Yetkili kişi, temsil sıfatı ve belgenin bütünlüğü |
| Vergi levhası | Unvan, vergi bilgileri ve belgedeki dönem |
| Vekâletname | Verilen yetkinin kapsamı ve ek sayfalar |
Belgenin “güncel” kabul edilmesi için gereken süreyi tahmin etmeyin. Dosyayı isteyen banka, şirket veya resmî makam özel bir tarih aralığı belirleyebilir. Tercümenin yeni yapılması, eski tarihli bir faaliyet belgesini yeni düzenlenmiş hâle getirmez. Gerekliyse önce kaynak belgenin güncel örneğini temin edin.
Unvanlar, kısaltmalar ve tutarlar nasıl ele alınır?
Ticaret unvanı bir tanıtım sloganı değildir; kaynak kayıttaki biçimi dikkate alınmalıdır. Şirketinizin uluslararası yazışmalarda kullandığı resmî isim varsa referans olarak iletin. “A.Ş.” veya “Ltd. Şti.” gibi şirket türlerini başka ülkedeki bir hukukî şirket biçimiyle özdeşleştirmemek gerekir. Terimin aktarımı, belgenin amacı ve bağlamına göre değerlendirilir.
Sermaye tutarları, pay oranları, tarihler ve madde atıfları küçük görünse de dosyanın esasını etkileyebilir. Nokta ve virgülün farklı sayı yazımlarında farklı anlamları bulunur. Para birimi dönüştürülmez; kaynak belgedeki tutar korunur. Çeviri öncesinde tabloların tamamının okunaklı olması bu nedenle önem taşır.
Kurumsal dosyayı göndermeden önce
- Belgeyi isteyen kurumdan güncel listeyi alın.
- Şirketin hangi tüzel kişiliği için işlem yapıldığını belirtin.
- Geçerli belge sürümlerini, ekleri ve arka yüzleri dosyalayın.
- Hedef dil, ülke, onay ve nüsha şartlarını yazın.
- İşlem sorumlusunu ve şirket içi onay verecek kişiyi belirleyin.
Çok büyük bir ticaret sicili ilanının yalnızca belirli bölümü isteniyorsa bu kapsam açıkça belirlenmelidir. İlgisiz sayfaları sessizce ayıklamak yerine, ilgili kaydın nerede bulunduğunu işaretleyin. Alıcı kurumun tam belge veya kısmi çeviri kabulü konusunda yönlendirmesi varsa bunu da paylaşın.
Teklifte neyin dahil olduğunu sorun
Çeviri, çift dilli düzen, çıktı, nüsha ve resmî onay ihtiyaçları aynı kalem değildir. Belgelerin tek seferde paylaşılması toplam kapsamın görülmesini sağlar. Sonradan eklenen yeni şirket evrakı veya değişen hedef ülke koşulları süreyi ve bedeli etkileyebilir. Universe Tercüme’ye belge listesini ileterek projenizin gerçek teslim ihtiyacına uygun teklif talep edebilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
Eski tarihli faaliyet belgesinin yeni çevirisi yeterli mi?
Belgenin kabul edilecek düzenlenme tarihini alıcı kurum belirler. Yeni tercüme, kaynak evrakın tarihini veya geçerliliğini değiştirmez.
Şirket unvanını İngilizce marka adımızla değiştirebilir miyiz?
Resmî kayıt ile pazarlama adı farklı olabilir. Kaynak belgeyi değiştirmek yerine varsa resmî uluslararası isim ve kurum talebi referans olarak değerlendirilmelidir.
Birden fazla şirketimizin evrakını aynı dosyada gönderebilir miyiz?
Gönderebilirsiniz; ancak her tüzel kişiye ait belgeleri ayrı klasör veya açık dosya adlarıyla ayırın. Fiyat ve teslim kapsamı şirket bazında netleştirilebilir.
Tüm şirket belgeleri apostil gerektirir mi?
Bu varsayım doğru değildir. Ülke, kurum, belge türü ve istenen onay zinciri değerlendirilmeden tüm dosyaya aynı işlem planlanmamalıdır.
Bu rehber genel bilgilendirme içindir. Başvurunuzun belge ve onay koşullarını ilgili kurumdan doğrulayın; tercüme talebinizde güncel talep listesini paylaşın.